시간관리 tip120

 

1. 우선순위 정하기와 계획 짜기
2. 질질 끄는 습관 고치기
3. 다른 사람과 효율적으로 일하기
4. 시간관리 종합전략
5. 전화 관리
6. 컴퓨터 활용하기
7. 이메일 관리
8. 서류 관리
9. 회의 관리
10. 재택근무 관리
11. 출장 중의 업무관리
12. 직장과 가정생활의 조화

 

 

(1). 효과적으로 우선순위를 정하는 것이 문제의 핵심이다. 가장 어려운 것은 현재의 '중요한 일'에 매달리는 훈련을 하는 것이다. 

큰 틀을 이해하라. 인생에서 정말로 중요한 것(목표, 임무, 목적 등 부르고 싶은 대로 불러도 좋다)이 무엇인지 알지 못하면 사소한 것에 매달리게 된다. 

급한 일과 중요한 일을 구별하라. 2차 대전 중에 아이젠하워 장군이 말한 것처럼 정말로 중요한 일은 대개 급한 일이 아니다. 또한 급한 일은 대부분 정말로 중요한 일이 아니다. 

미리 대책을 마련하여 당장 급한 일이 아니라 장기적으로 인생을 바꿀 중요한 일에 매일 투자하라. 하루에 5분씩만 투자해도 되는 일에서 중요한 프로젝트까지 여러 가지가 있을 수 있다.

주간 활동 계획을 짜라. 이때 중요하기는 하지만 보통 '시간 날' 때까지 손대지 않는 일을 할 계획까지 주간일정에 포함시키는 것이 좋다. 

 

(2) 일을 질질 끄는 것은 무엇이 중요한지 명확히 파악하지 못하기 때문에 생긴다. 

앞으로 1년간 달성해야 할 일이 무엇인지 분명히 알고 있는가? 그리고 그것을 적어두었는가? 같이 일하는 사람에게 이 질문을 해보면 목표를 적어놓은 사람은 약 5%밖에 안 된다는 사실을 알게 될 것이다. 

앞으로 1년간 인생의 모든 분야에서 성취하고 싶은 일을 적어두는 데는 20~30분이면 충분하다. 의무감에 하지 말고 자발적으로 하되, 가장 중요한 아이디어만 다루어라. 그리고 즐겨라.

• 자아와 웰빙
• 영성
• 비즈니스와 경력
• 가정과 가족
• 공동체와 인간애

(3) 인생의 모든 면에서 앞을 내다보고 행동하는 법을 배운다면 큰 문제를 정복할 수 있고, 결과도 만족스러울 것이다. 

'앞을 내다보고 행동한다'는 말은 무슨 뜻일까? 나는 그것이 급하지는 않지만 매우 중요한 일을 두고 하는 말이라고 생각한다. 

• 장기적으로 삶에 영향을 미치는 일을 지금 하고 있는가?
• 지금 하지 않으면 다시는 할 수 없는 일을 지금 하고 있는가?
• 오늘 해야 할 일 중에서 가장 중요한 일은 무엇인가?

(4) 중요한 일에 집중하려면 주간 계획부터 짜라

(5) 다른 사람과 한 약속을 잘 지킨다. 그렇다면 진짜 중요한 자신과의 약속은 어떤가?

모든 사람의 마음에 들려고 스스로를 희생양으로 만드는 짓은 안 하는 게 좋다. 

(6) '해야 할 일' 목록에 있는 상위 몇 가지 일만 매일 달성해도 몇 년 안 가서 예상치도 못했던 꿈을 실현할 수 있다. 

• 하루가 시작되기 전에 그날 하고 싶은 일 목록을 만들어라.
• 해야 할 일의 상위 5개 항목을 확인하고, 1~5번까지 번호를 매겨라. 나머지 항목에까지 번호를 매기는 것은 낭비다.
• 1번부터 하나씩 시작하되 한 가지 일을 끝낼 때까지 그 일에만 매달려라. 가고 싶은 데까지 또는 갈 수 있는 데까지 밀어붙여라.
• 다른 일 때문에 하던 일이 중단되면 '새로 끼어든 일이 지금 하고 있는 일보다 더 중요한가?라고 자문해 보라. 그리고 더 중요한 일에 집중하라. 

(7) 다이어리나 수첩은 하나만 사용하라. 

(9) 올빼미냐, 닭이냐? 정신이 맑을 때 일과를 계획하라.

아침에 가장 중요한 일ㅇ르 하라고 권하는 사람도 있고, 퇴근하기 전에 하기 싫은 일을 하라고 말하는 사람도 있다.

전날 밤에 계획을 짜면 좋은 점이 두 가지 있다. 전문가의 말에 따르면 잠잘 때가 주의를 기울여야 하는 일에 대해 잠재의식이 가장 잘 발휘된다고 한다. 

(10) '아니오'라는 말은 매우 강력한 시간관리 도구이다. 

우리는 능력 이상으로 일을 떠맡는 경우가 많다. 무덤에 "여기 '아니오'라고 할 줄 모르는 사람이 잠들어 있다. 그녀는 죽을 때조차 의무를 다하고 있었다"라는 비명을 남길 필요야 없지 않은가?

'아니오'라고 말할 때 사람들이 사로잡히기 쉬운 죄의식에 빠져나와라. 

자존심이 강한 사람일수록 자신의 목표와 별 관련이 없고 집중력만 깨뜨리는 부탁을 쉽게 거절할 수 있다. 

 

(15) '지금 한다'는 자세를 가져라

하느님이 어떤 시간으로 당신을 축복했든지 간에 

고맙게 받아드리고, 할 일을 내년으로 미루지 말라. 

그러면 어떤 형편에 처해 있든 행복하다고 말할 수 있을 것이다.

- 코르네유, [오라스]중에서

 

(16) 좋은 결과를 생각하고 일에 착수하라. 마음속으로 최면을 걸어라. 

흥미롭게도 잠재의식은 과거와 현재, 미래를 구별하지 못한다. 그러니 마음속으로 앞날의 성공을 그리면 마음이 편안해지고, 행동도 자연스레 이를 따를 것이다. 

현재 어떻게 살고 있든지 간에 자신만의 계획을 세우고, 당신을 짓누르던 큰 프로젝트에 착수해 보라. 

 

 

(18) 큰 목표를 향해 갈 시간이 없다고? 그러면 작은 목표부터 챙겨라. 

• 목표를 달성하기 위해 하루에 몇 시간, 일주일에 몇 시간을 노력했는가?
•  그 일을 할 때 시간을 통째로 냈는가, 아니면 다른 일을 하면서 조금씩 실행하는 방법을 찾았는가?

 

예외는 오히려 규칙을 증명하는 법이다. 성공하는 사람들은 대개 자투리 시간을 잘 활용한다. 

 

(19) 창조적인 시간 끌기를 즐겨라. 하찮은 것이라도 당신이 하고 싶은 일을 위한 시간을 마련하라. 

시간을 재미있고 유익하게 보내는 것은 전혀 이기적인 것이 아니다. 나는 그렇게 하지 않는 것이야말로 이기적이라고 생각한다. 

(20) 우유부단하면 시간만 도둑맞는다.

(29) 상사가 계속 업무를 과중하게 떠맡기면 현재 하고 있는 일 목록을 보여주고, 어느 일을 하지 않아도 되는지 물어보라. 

 

(72) 자신에게 가장 가까운 공간이 가장 소중하다. 그 공간을 활용하라. 

책상에 앉았을 때 당신 앞의 V 모양의 공간이 가장 중요하다. 시선은 어디를 향하고 있는가?

(75) 질질 끄는 사람이 아니라 의사결정자가 되어라. 지금 할 수 있는 일을 나중으로 미루지 말라. 

(78) 읽고 싶은 책을 다 읽을 수 있을 만큼 시간이 충분한가? 그렇지 않으면 선택을 달리 하거나 속독을 배워야 한다. 

 

(85) 늦게 오는 사람을 기다리지 말라. 늦는 사람이 사장일지라도

지각해서 못 들은 내용을 되풀이해서 설명해주지 말라. 지각한 사람이 알아서 따라가야 한다. 시간을 지킨 사람이 똑같은 내용을 두 번 들어야 한다는 것은 불공평하다.  

(90) 의장의 역할은 주로 통제하는 것이다. 의장 자리는 특권을 누리는 자리가 아니다. 

말없는 사람을 주목하라. 말이 없고 의견을 빨리 개진하지 않더라도 말할 가치가 있는 그 무엇이 분명히 있을 것이다. 

목소리 큰 사람이 회의를 좌지우지하지 못하게 하라. 

대화를 못하게 하라. "주제에서 벗어나는 것 같은데요. 이것도 기록할까요? 라고 말해서 의장을 도와줄 수 있다.

 

(94) 멘토, 코치 또는 지원팀을 확보하라. 당신에게는 객관적 타당성과 지원, 무엇보다도 당신이 성공할기를 진심으로 바라는 사람이 필요하다. 

멘토나 코치에게 보수를 주고 한 달간 배워라. 그들이 당신의 사업을 자세히 알아야 할 필요는 없다. 그들이 가진 가장 중요한 능력은 객관적 타당성이다. 

 

(95) 완벽주의자가 되려 하지 말라. 그건 불가능하다. 하기 싫은 일이나 잘 못하는 일은 사람을 고용하여 맡겨라. 

(105) 출장을 생산적으로 이용하라, 쉬느냐, 일하느냐는 당신이 결정한다. 

최고의 아이디어는 대개 여행 중에 떠오른다. 어디를 가든 꼭 펜과 노트를 가지고 가라. 펜과 노트를 챙기지 않으면 예외 없이 정말 좋은 아이디어를 잊어버릴까 봐 전전긍긍하게 될 것이다. 

 

(113) 조화는 저절로 이루어지지 않는다. 계획을 세워야 한다. 그러나 완벽하게 조화를 이룬 인생이 오히려 더 따분할 수 있다. 

나는 무슨 일이든 시작 단계부터 완벽하게 조화를 이루는 것은 거의 불가능하다고 생각한다. 

일시적으로 조화를 깨뜨릴 수도 있지만, 조화는 장기적으로 보면 성공에 중요한 역할을 한다. 따라서 이따금 목표를 재조정하고 재평가할 필요가 있다.

 

(114) 가정생활이 행복하면 직장생활도 행복하다. 

 

(116) 연초에 가족을 위한 날과 쉬는 날에 대해 대강의 계획을 세워라

 

무슨 일을 하겠다는 분명한 목표를 세울 때 일이 잘 풀린다는 것은 놀라운 일이다. 

• 어떤 일을 하면서 시간을 보내고 싶은가?
• 이것을 방해하는 것은 무엇인가?
• 현 상태를 바꾸기 위해서 무엇을 해야 하는가? 왜 그 일을 못하는가?

 

 

 

 

나는 영원히 그대를 따라다닌다. 나는 그대를 많이 도와주기도 하지만, 그대에게 무거운 짐이 되기도 한다.

 

나는 그대를 성공하게도 하지만, 실패의 나락으로 끌어내리기도 한다. 나는 당신 명령대로 한다.

 

그대가 하는 일의 반을 넘겨다오. 그러면 내가 재빨리, 확실하게 해치워주마.

 

나를 다루기는 쉽다. 당신은 단호하기만 하면 된다.

 

일하는 방법을 정확히 보여달라. 몇 번 관찰한 후 자동으로 처리해 줄 테니.

 

나는 위대한 사람의 종이기도 하지만, 슬프게도 실패한 사람의 종이기도 하다. 나는 위대한 사람을 위대하게 만들고, 실패한 사람을 실패하게 만든다.

 

나는 기계가 아니지만, 인간의 지능과 기계의 정확함을 구비하고 일한다. 

 

당신은 나를 이롭게도 굴릴 수 있고, 해롭게도 굴릴 수 있다. 어느 쪽이든 나와는 상관없다. 

 

나는 누구일까?

 

내 이름은 습관이다. 

 

 

 

 

 

 

최대의 선물인 시간을 마음껏 이용하라. 그러면 당신이 꿈꾸는 인생을 살 수 있을 것이다.