업무를 효율화하는 시간단축 기술(2016.07.31)

 

 

[1교시] 인생의 남은 시간을 가치 있게 보낸다

당신에게 남은 시간은?

시간은 남은 양보다 쓰는 곳이 중요하다

시간이 아니라 가치관을 관리하라

바쁘게 일하는데도 왜 성과가 나지 않을까?

가치, 행동, 시간순으로 관리하라

가치관을 시각화하라

신뢰받기 위해 버려야 할 일을 결정하라

시간 관리 매트릭스로 중요도와 긴급도를 확인하자

모든 활동이 추구하는 가치로 이어지는가?

<칼럼> 무엇을 위해 일하는가? 석공들의 일하는 목적에 관한 이야기

1교시 정리

[2교시] 일과 인생을 풍요롭게 만드는 이상적인 시간표

일하는 것은 가장 이율 좋은 자산 운용이다

돈과 시간, 자산은 반비례한다

인생의 전반에는 자신의 시간을 비싸게 판다

인생의 후반에는 타인의 시간을 산다

연령별로 시간을 사고파는 방법

시간 투자의 두 가지 패턴, 집중 투자와 분산 투자

시간표를 짤 때는 중요한 것을 우선순위에 둔다

세 가지 시간영역을 균형 있게 배분하라

기초영역의 시간 - 자산을 지탱하는 원동력

부가가치영역의 시간 - 미래의 자산을 창출할 준비

업무영역의 시간 - 현재의 자산을 창출하는 활동

시간비용을 생각하면서 행동하라

<칼럼> 할 일 리스트를 작성하기 전에 체크해야 할 사항

2교시 정리

[3교시] 최소의 노력으로 최대의 성과를 내는 지적 생산의 방정식

지적 생산성의 방정식 Do more with less

지적 생산성을 높이는 여덟 가지 약속

생산성 향상을 위해서는 돈을 아끼지 않는다

버려야 할 일을 정하고 선택과 집중을 도모하라

할 일을 구체적으로 정하고 나눈다

사전 준비가 생산성을 한꺼번에 높인다

멀티태스킹으로 생산성과 창의성을 높이자

IT를 용도에 맞게 활용하자

습관적으로 할 수 있는 구조를 만든다

다른 사람을 이끌어 조직의 생산성을 높인다

<칼럼> 미래의 나를 만난다

3교시 정리

[4교시] 일과 스케줄을 관리하여 목표를 실현한다

게으른 사람을 위한 스케줄 관리 요령

20%의 시간으로 80%의 전체를 보는 파레토식 업무 기술

목표로 가는 단계마다 중간 목표를 넣는다

작업은 하루에 완료할 수 있는 크기로 나눈다

여유 기간을 공개하여 문제를 극복한다

스케줄을 오픈하고 관계자와 공유한다

소요 시간을 정확히 계산한다

할 일 리스트의 흔한 문제점

할 일 리스트는 구체화, 세분화, 수치화하라

<칼럼> 주식 투자와 시간 관리의 공통점-데이 트레이딩, 스윙 트레이딩, 포지션 트레이딩

4교시 정리

[5교시] 틈새 작업과 집중 작업으로 집중력을 극도로 향상한다

동시통역사에게 배우는 15분 집중법

지적 생산성이 눈에 띄게 높아지는 스톱워치 기술

틈새 작업과 집중 작업

1일 3회 작전회의로 할 일 리스트를 점검하라

전용 툴로 할 일 리스트를 꼼꼼히 관리한다

짧은 시간에 기분을 전환하는 방법

틈새 시간을 황금 시간으로 바꾸는 휴대 도구

생산성이 급상승하는 데스크톱 환경 만들기

<칼럼> 당신의 뽀모도로는 몇 분?

5교시 정리

[6교시] 시간 단축의 전문가에게 배우는 생산성을 높이는 사소한 습관

긍정적인 사고로 지적 생산성을 높인다

정보는 키워드로 모아 맥락을 생각한다

서류 정리의 3단계, 버린다 건넨다 저장한다

파일은 폴더가 아니라 라벨로 정리하라

머리가 좋아지는 도해 메모 기술

30초 안에 매력을 전하는 훈련, 엘리베이터 피치

놀랄 만큼 아이디어가 솟아오르는 목욕 시간 200% 활용법

다양한 사고로 게임의 규칙을 바꾼다

효율화만으로는 해결할 수 없다! 일의 혁신을 일으키자

인맥을 선택하고 시간을 저금하라

<칼럼> 건망증을 근절하는 세 가지 간단한 규칙

6교시 정리

[7교시] IT를 멀리 하면 생산성 전쟁에서 이길 수 없다

시간을 절약하기 위해 IT능력을 키우자

최단 시간에 문장을 정확히 쓴다

시간을 단축하려면 타자 속도를 개선하라

무조건 단축키를 이용하라

작업 효율을 급격히 향상시키는 특수 검색 옵션

트위터를 업무에 활용한다

편리한 웹서비스를 다루는 클라우드 기술

편리한 소프트웨어를 사용하여 업무의 속도를 올리자

<칼럼> 살아 있는 시간과 죽은 시간

7교시 정리


[8교시] 최단 시간에 문제를 해결하는 시간 단축 사고

시간을 단축하는 사고의 기초는 MECE와 가설사고

사고, 작업, 출력의 양식을 준비한다

생산성을 대폭 향상시키는 문서 서식

체크리스트로 실수를 방지한다

프레임워크를 익힌다

프레임워크를 다룬다 ① 비즈니스 전략과 사업 분석

프레임워크를 다룬다 ② 업무 개선

숫자를 파악하는 힘을 길러라

<칼럼> 프레임워크를 사용하지 못하는 비즈니스맨

8교시 정리

[9교시] 회의 시간을 단축하여 팀의 생산성을 높인다

회의 참여자의 시간 의식을 맞춘다

틈새 회의와 집중 회의

회의는 화이트보드 앞에 서서 한다

계획서, 의사록 없는 회의는 하지 않는다

산만한 회의를 알찬 회의로 바꾸자

전화회의를 이용하라

천재집단 구글에게 배우는 회의 진행 방식

<칼럼> 상사에게 회의 시간 단축을 건의해보자

9교시 정리

APPENDIX 자료편

시간 단축의 달인이 되기 위한 체크포인트

맺음말-인생의 목적을 파악하라


성공하고 싶다면 가치, 행동, 시간순으로 관리하라
시간을 조정하기 전에 먼저 가치를 생각해야 한다. 실현하고 싶은 가치가 무엇인지, 그 가치를 실현하기 위해서는 어떤 활동을 해야 하는지, 그 활동에 얼마나 시간을 투자할 것인지 관리한다.

Value: 먼저 자신이 추구하는 가치를 결정한다.
Action : 가치 실현에 필요한 행동을 결정한다.
Time : 남은 삶 속에서 가치를 실현하기 위해 시간을 분배하고 행동을 실천에 옮긴다.

VALUE가치
- 나를 나답게 만들어주는 상태
- 행복을 느끼는 일
- 이렇게 되고 싶다고 강하게 느끼는 이상형

ACTION 행동
- 이상을 실현하고 유지하기 위한 활동
- 행복을 느끼는 활동
- 자신의 가치관에 딱 맞는 활동

TIME 시간
- 최단 시간에 이상을 실현하기 위한 행동 관리
- 가치관에 맞춘 시간의 강약 조절
- 다양한 시간 관리 기술

가치관을 시각화 하라
그것을 실현하면 무엇으로 이어지는가?



이루고 싶은 일이나 소중한 것을 요소로 쓴 다음, 관계성을 화살표로 연결하면 화살표가 모이는 곳이 있다. 그곳이 가치관이 원하는 목적지가 된다. 

시간 관리 매트릭스


긴급
긴급하지 않음
중요(철저히 한다)
1. 그냥 두어도 한다.
2. 3에게 밀리는 경향이 있다.
중요하지 않음(용기 있게 버린다)
3. 중요하지 않은데도 2보다 우선시 될 수 있다.
4. 남은 시간에 해야 할 일 

피터 드러커 박사의 유명한 일화를 소개한다. <매니지먼트, 다이아몬드사>중에서
어느 건축 현장에서 세 명의 석공에게 무엇을 하고 있느냐고 물었다.
첫 번째 남자는 "이걸로 벌어먹고 있다"라고 대답했다.
두 번째 남자는 손을 멈추지 않고 " 솜씨 좋은 석공 일을 하고 있다"라고 대답했다.
세 번째 남자는 눈을 빛내며 " 이 나라에서 제일 좋은 교회를 짓고 있다"라고 대답했다.

그러자 마지막으로 안쪽에 있던 네 번째 남자가 대답했다.
"나는 사람들이 마음을 기댈 곳을 만들고 있다"

일에 깊게 몰두하면 본래의 목적과 가치를 잃어버리기 쉽다. 당장 이익을 내는 일, 효율성을 높이는 일에 눈을 돌리기 마련이다.
기업 경영을 지속하려면 이익이 필요한 것은 분명하다. 하지만 그것이 최종 목적은 아니다.

진정한 프로는 업무 시간의 길이에 좌우되지 않는다.
한정된 업무 시간 내에 일을 능숙하게 처리하려면 최고의 실력을 발휘해야 한다. 
유능한 사람은 항상 스스로 움직인다.

아마추어
일을 완수하지 못하면 변명부터 줄줄이 늘어놓는다.
일을 환수하지 못하면 자신 이외의 탓을 한다.

프로 
시간과 예산등이 한정되어 있어도 꼭 해낸다. 변명하지 않는다.
어쩔 수 없이 불가능한 경우에는 대안을 제시한다.

지적 생산성의 방정식(Do more with less)
누구라도 어느 정도 경험과 양을 쌓지 않으면 일의 질을 높일 수 없다.
경험이 부족한 사람은 맨 처음 양을 늘리고, 다음으로 질을 향상시키고, 마지막에 시간을 단축하는 순서로 시간을 관리해야 한다.
지적 생산성 = 업무의 질 * 양 / 시간

할 일을 제대로 골라야 한다.
해야 할 일, 하고 싶은 일을 전부 하려고 하면 엄청난 양이 될 것이다.
추구하는 가치로 이어지지 않는 일, 본능적으로 받아 들일 수 없는 일, 윤리적으로 받아들일 수 없는 일은 버리고, 추려낸 일을 한다.

할 일의 구체화란
구체적인 기간과 수치를 포함하여 목표를 세워야 한다.
사람에게는 본능적으로 게으른 마음이 있다. 목표를 세운 순간에는 기분 좋고 의욕이 넘치지만 막상 실행하려면 귀찮아진다. 이 마음을 타파하려면 항상 바로 실행할 수 있는 상태를 유지해야 한다. 

지적 생산성을 높이는 여덟 가지 약속
1. 생산성 향상에는 노력과 함께 돈도 필요하다. 비용이 아니라 투자라고 생각한다. 액수에 신경 쓰기보다 돌아오는 성과를 기대하자.
2. 선택과 집중을 도모하기 위해서는 해야 할 일도 정해야 하지만, 버려야 할 일도 정해야 한다. 할 일이 너무 많으면 집중력이 떨어져 결국 전부 흐지부지된다.
3. 할 일을 구체적으로 정하고 업무 수준으로 관리한다. 
4. 사전 준비가 성패를 가른다
5. 멀티태스킹은 시간 단축뿐 아니라 아이디어 창출에도 효과적이다. 단순히 많은 일을 처리하는 것이 아니라 함께 하면 상승효과가 나는 조합을 찾아야 한다.
6. IT기술을 사용하면 생산성이 눈에 띄게 향상된다.
7. 미래를 위한 공부처럼 시간을 분산 투자할 때는 지속하지 않으면 의미가 없다. 시간을 관리하는 습관이 들도록 구조를 만든다.
8. 한 사람의 생산성에는 한계가 있다. 한 사람이 완수하는 일의 생산성에는 한계가 있기 때문에 아웃소싱이나 조직 구축으로 더욱 높은 생산성을 추구한다.

사전 준비가 생산성을 한꺼번에 높인다.
준비가 승부의 반을 결정한다. CIA정보 원천도 80%정도는 일반 정보라고 한다.
수집한 정보를 토대로 시나리오를 생각하고 자료를 준비한다. 수집한 정보를 토대로 가설을 세우고 예상되는 전개에 맞게 자료를 정리하여 시나리오를 준비한다. 예측과 전개가 다르게 흘러가더라도 당황하지 않도록 단단히 준비해야 한다.

멀티태스킹은 창의성을 자극한다. 
창의성을 높여준다고 하는 4B Bar, Bathroom, Bus, Bed는 아이디어를 떠올리는 데 최적의 장소라고 한다.

IT로 실현하는 다섯 가지 생산성 향상
input, output, automation, communication, management

20%의 시간으로 80%의 전체를 보는 파레토식 업무기술
파레토의 법칙 상위20%의 사람이 전체 소득의 80%를 차지한다는 이론

짧은 시간에 기분을 전환하는 방법
집중력과 휴식은 한쌍이다.
뇌의 모드를 바꾼다. 바깥바람을 쐬며 산책한다. 단 것을 먹는다. 스트레칭 가벼운 운동. 가족사진을 본다. 좌우명을 되새긴다. 좋아하는 음악을 듣는다.

긍정적인 사고로 지적 생산성을 높인다.
매사에 나쁜 면을 인식하면서도 동시에 좋은 면을 보면 미래를 위해 긍정적으로 사고할 수 있는 훈련이 되는 것이다. 

긍정적 사고
B(베타) 엔돌핀 - 진통제, 자신감
도파민 - 의욕, 기대감
세로토닌 - 행복감, 충실감

정보의 홍수에 빠지지 않도록 자신만의 키워드를 설정한다.
우리 주변에는 정보가 넘쳐흐른다. 텔레비전, 신문, 책, 잡지, 웹사이트, 블로그, 트위터, 이동 중에 보이는 교통광고, 길가의 포스터나 전단지...
목적 없는 정보 수집은 멈추고, 나만의 키워드를 강하게 의식한 상태에서 정보를 접하면 자연스럽게 원하는 정보를 얻을 수 있다. 
지금 생각나는 키워드 세 가지는 무엇입니까?

30초 안에 매력을 전하는 훈련, 엘리베이터 피치
엘리베이터 안에서 보내는 30초(약 250문자)가 중요하다.

자신의 이익뿐 아니라 다른 시점도 생각하라
나의 시점, 경영자의 시점, 고객의 시점, 현장 직원의 시점

지적 생산성에서 중요한 세 가지 양식
양식을 만들려면 경험이 필요하지만 양식을 한번 만들어 두면 대량 생산이 가능
사고양식 - 프레임워크
작업양식 - 체크리스트, 매뉴얼
출력양식 - 문서서식


프레임워크는 경제학자나 경영컨설팅 회사가 다양한 데이터 현상을 분석하여 최선의 분석 방법과 전략 수단을 시각화한 것이다.
성장사업-투자를 지속하여 시장점유율을 확대
개발사업-더욱투자하여 성장사업으로
수익사업-최대한 투자 없이 돈을 벌어들인다.
사양사업-퇴출한다

3C
company
competitor
customer

PDCA
plan. do. check. act
계획 실행 검토 개선

바쁘다는 것은 마음이 어지럽고 정신적 경제적으로 여유가 없는 매우 절박한 상태를 말한다. 물리적으로 스케줄의 밀도가 높다고 해서 바쁜 것이 아니다.

인생의 목적이 뚜렷한 사람은 어떤 괴로운 난국과 맞닥뜨려도 고통이라 생각하지 않고 극복해 낸다.

목적이 불분명한 사람은 항상 주변을 신경 써서 이런저런 정보에 쉽게 휘둘린다.